Känner du att du hela tiden arbetar med något? Men samtidigt känner du aldrig att du har tillräckligt med tid för allt? Lär dig hur du ökar produktiviteten och får ut mesta möjliga av din dag!
”Du kommer aldrig att hitta tid för någonting. Om du vill ha tiden måste du ta den. ”Dessa kloka ord från Charles Buxton som går tillbaka till 1800-talet är en universell sanning som förklarar varför att lära sig att öka produktiviteten är en utmaning för de flesta av oss.
Om du känner dig ensam i den oproduktiva zonen kommer statistik att trösta dig. En Microsofts forskning 2005 avslöjade att majoriteten av människorna bara använder upp till 60% av den totala arbetstiden effektivt. Detta innebär att de flesta av den globala arbetande befolkningen verkligen bara arbetar 3 av 5 vardagar. Även om detta är normalt, vill vi stiga över genomsnittet för det högre syftet med personlig framgång och uppfyllelse som det medför.
Otaliga organisator- och produktivitetsprogramvara har gjorts, böcker skrivna och kurser sålda. Precis som med alla saker, är den bästa strategin att komma runt att vara uproduktiv att tänka analytiskt och närma sig frågan strategiskt. Medan min rådgivningslista visar hur man ökar produktiviteten, är det på dig att välja och ändra dem för att skapa en personlig lösning och testa om den fungerar varje vecka.
Om en månad kommer du att ha en god inblick i vad som hindrade dig från optimal produktivitetsnivå och det blir lättare att utveckla vinnande formel vidare. Se till att hålla en daglig logg över exakt vad som utfördes och uppnåddes varje dag så att du kan spåra hur, när och i vilken utsträckning din produktivitet har ökat.
Mål 1: Reaching Momentum
... och allt kommer att rulla ner smidigt från det ögonblicket. Att komma igång med alla typer av arbete är en låg uppvärmning, avlyssnad av en mängd små distraktioner, från chattar och sociala nätverk till att få nya prioriterade uppgifter. Träna ditt sinne att hålla fokus. En tråkig, men otroligt effektiv yogapraxis för detta ändamål är att lägga handen på skrivbordet, handflatan upp. Sedan krullar du och veckar fram finger för finger, slow motion-stil, koncentrerar dig på varje millimeter rörelse.
- "Och poängen är?" Lär dig att lugna ditt sinne, var uppmärksam på en sak åt gången och uthärda det. Det som verkar besvärligt i början kommer att bli helt normalt med praktiken. Först när du är fast besluten att lägga distraktioner åt sidan och mentalt fördjupa dig i den aktuella uppgiften kan du bygga fart. Det är det magiska ögonblicket när ditt arbetsflöde är på topp och du är inte ens medveten om det eftersom du bara är för upptagen med att göra ett bra jobb. Det här är när verkligt arbete händer, med dess maximala hastighet.
Övning kommer dig dit. Du kommer att bygga självdisciplin väsentligt för att produktivitetsökningen ska bli enklare om du använder rätt verktyg.
Skaffa produktivitetsprogramvara
Den överlägset mest populära lösningen för hantering av mikrotid är pomodoro-tekniken. Du kan använda det för alla typer av arbete för att se till att du gör det mesta av din tid. För er som inte känner till konceptet är Pomodoro en tidshanteringsteknik som utvecklats av Francesco Cirillo på åttiotalet, men den är fortfarande fullt tillämplig. Cirillo inspirerades av en söt tomatformad köketimer som ursprungligen var tänkt att mäta tillagningstiden.
Använd det om du är ett arbete hemifrån mamma, en nystartad entreprenör eller en student med massor av böcker att gå över och några oundvikliga sömnlösa trängande nattövningar framöver.
Konceptet är mycket enkelt, men det kräver självdisciplin. En typisk tidslucka för pomodoro är 25 minuter, följt av en paus på 5 minuter. Löfta bara dig själv att inte ge efter för någon distraktion så länge situationen är upp till dig. Kollegor och chef som prövar för att berätta något är helt klart inte kontrollerade av dig, men även om du arbetar på ett kontor kan du be om att inte bli störd och att du kommer tillbaka till dem om 15 minuter eller så, under paustiden.
Den stora halvtimmes pausen är en belöning efter fyra sessioner. Du behöver inte mäta din egen tid eller ställa in påminnelserna på din mobiltelefon. Eftersom pomodoro är så populärt finns det många tidtagare på nätet och nedladdningsbara arrangörsappar, varav den enklaste är äggtimern med vanliga 25 minuters arbetsplatser. Ta gärna med din egen tidsstruktur, eftersom längre sessioner fungerar bättre för vissa människor. De får fart under den första halvtimen och vill behålla det i upp till en hel timme innan de går en paus.
Rädselfaktorn kontra positiv förstärkning
För dem vars arbete är relaterat till att skriva, som studenter, akademiska forskare, författare och journalister bland andra, är det verktyg jag entusiastiskt använder och rekommenderar den stressande men roliga Writ or Die. Om rädsla är den enda känslan som kan få dig att arbeta, leta inte längre. Du får en tom ruta att skriva in och flera arbetssätt, varav den striktaste är kamikaze-läget. Om du inte skriver något under en viss tid börjar programmet ta bort det du tidigare hade skrivit! Nybörjare bör välja den första nivån när du bara varnas av en pop-up som du inte skriver. Du kan till och med ställa in olika varningsljud längs den visuella påminnelsen.
Å andra sidan, eller snarare, på den andra tassen, om du är kattfan (vem är det inte?) Och din gissning om hur du kan öka din produktivitet handlar om positiv förstärkning, Skriftligt? Kattunge! kommer att peta dig med en slumpmässig söt kattebild efter varje 100 till 1000 ord som skrivs. Hur coolt är inte det? Länken visas på mitt bokmärkeverktygsfält och jag kan inte vänta med att tjäna mitt nästa bedårande kattungefoto.
Google-kalendern är en uppenbar lösning för allmän tidsplanering från dagliga till långsiktiga uppgifter och projekt, och för att hålla allt dina dagar består av på ett ställe, med så många påminnelser som du behöver.
Mata din hjärna
Prylar och snygg programvara gör inte underverk på egen hand. För att förbli fokuserad, bör du aldrig börja arbeta hungrig eller ha skräpmat snacks som inte är näringsrika. Enkla sockerarter som finns i godis förstärker bara din mentala aktivitet under en kort period känd som "sockerhög", varefter du kommer att känna dig tappad och i allmänhet nere. Din hjärna vill att du ska konsumera komplexa kolhydrater, till exempel i pasta, som bryts ned i timmar och håller dig uppe.
Jag fick detta råd från vår familjedoktor medan jag fortfarande var student. Inte bara hjälpte det mig att avlägga examen, utan det höll mig i form trots att jag satt hela dagen lång och bara gick på jogging på kvällarna. En annan fokusvänlig typ av socker är fruktos, som finns i frukt. Både färska och torkade druvor är en stor källa till det, plus alla mineraler. Hälsosamma mellanmål, som hjälper dig att tänka och arbeta, är alla typer av nötter och torkad frukt som dadlar, fikon och aprikoser. Det är okej att belöna dig själv med en chokladkaka eller en bit kaka efter varje större prestation.
För mata din hjärna med syre, gå ut på en snabb meditativ promenad eller stanna i och göra yoga eller qi gong, med särskild uppmärksamhet på djup andning i buken. Fortsätt sedan arbeta över en kopp mate te som har visat sig vara mer effektivt än kaffe och är ofarligt för din hälsa. Detsamma gäller för fina gröna tesorter, men var noga med att inte ha det efter 18.00, annars kommer du att ha problem att somna på kvällen eftersom det innehåller koffein. Naturligtvis kommer det att hjälpa om du verkligen behöver arbeta din natt igenom.
Tre till fem små koppar grönt te om dagen kommer att hålla din ämnesomsättning på en hög nivå och förbränna det lagrade kroppsfettet, så att du fortfarande kan ha en stillasittande livsstil och inte växa övervikt, så länge du gör din syreökande 30 minuts träning och skräp skräpmat.
Är du en multitasking mamma?
Och du känner utbrändhet hela tiden? Det finns en strategi för att lindra den hektiska livsstilen. För det första, gratulera dig själv för alla uppnådda färdigheter och förmågor som verkar övernaturliga för de flesta som fortfarande inte har barn. Schemalägg sedan de 25 minuters arbetstiderna på ett klokt sätt och välj de lugnaste tiderna på dagen: medan barnen fortfarande sover tidigt på morgonen, under sin dagtid och efter att de sover på kvällen.
Detta gäller barn som inte går på dagis eller dagis. Prata med din partner om din arbetsplan och be honom att leka med barnen i en timme efter sitt eget arbete medan du använder ytterligare två 25 minuters sessioner för att få uppgifterna gjort.
Sanningen är att du på allvar bör arbeta med att eliminera multitasking och gradvis börja göra en sak åt gången. Nyligen genomförda studier har visat att endast 2% personer ur den allmänna arbetande befolkningen kan multitaska. För de flesta av oss är det förbluffande, utmattande och helt enkelt meningslöst. Multitasking skapar bara en illusion av prestation. Det sänker faktiskt vår IQ med 10 poäng, vilket motsvarar effekterna av en sömnlös natt. Kanske har du hanterat alla e-postmeddelanden, socialiserats, nätverkat ... men du har antagligen inte ens rört huvuduppgiften för tillfället eller knappt gjort det.
Lösningen är enkel: lägg 25 minuter åt sidan för att hantera och skicka e-post, ytterligare 25 minuter för brådskande telefonsamtal, chattar och sociala nätverk, och spendera resten av din tillgängliga arbetstid för att uppfylla dina väsentliga dagliga mål.
En gång i månaden ska du revidera och definiera dina långsiktiga mål, till exempel att ha råd med högkvalitativ utbildning för dina barn eller utöka ditt familjedrivna företag till internationell nivå. Väl definierar mål är det som skiljer de bästa 3% framgångsrika människorna från resten av befolkningen, enligt en studie utförd av Harvard Business School.
Har du egna ursprungliga idéer om hur du ökar produktiviteten? Var noga med att dela i kommentaravsnittet nedan till allas fördel.
